Ja fa algunes setmanes que van finalitzar els Campionats del Món de Trial UCI, disputats de l’1 al 5 de setembre a Vic (Barcelona) sota l’organització de Trialsport Club Esportiu, que va comptar amb nosaltres com a responsables de premsa i protocol.

Estàvem davant del repte de gestionar la comunicació d’un gran esdeveniment que reunia els millors especialistes del món, la qual cosa havia de suposar ressò als mitjans de comunicació tot i tractar-se d’un esport minoritari. T’expliquem les tasques que vàrem dur a terme abans, durant i després de la competició per assegurar una bona presència mediàtica.

1. Creació de la base de dades de premsa: el primer pas va ser elaborar la llista de mitjans de comunicació a qui fer arribar les informacions. Hi vàrem incloure diaris, ràdios, televisions i portals d’Internet locals, nacionals, estatals i especialistes (esportius i del món de la bicicleta).

2. Coordinació de la presentació: uns dies abans de l’esdeveniment, es va celebrar la roda de premsa de presentació i ens va tocar dur a terme la convocatòria i fer de mestres de cerimònia de l’acte.

3. Redacció de notes de premsa: coincidint amb la presentació, vàrem elaborar una nota de premsa prèvia amb tota la informació dels campionats (català i castellà), tasca que vàrem repetir durant els quatre dies de competició. Hi adjuntàvem material audiovisual (fotos i vídeos) segons les necessitats del mitjà.

4. Gestió de la sala de premsa: el circuit del Mas de Bigues, lloc que va acollir la competició, va comptar amb una sala per als professionals dels mitjans, amb senyal de wifi que els permetia treballar; la seva gestió diària anava a càrrec nostre.

5. Atenció als mitjans i coordinació d’entrevistes: la nostra tasca consistia en atendre els requeriments dels periodistes, ja sigui oferint-los informació detallada o gestionant les entrevistes amb els esportistes o organitzadors. També ens tocava explicar-los com podien seguir la competició, ja que hi havà zones delimitades per a fotògrafs i càmeres de televisió.

6. Elaboració de recull d’aparicions a premsa: una vegada finalitzada la competició, vàrem elaborar el clipping de premsa on es recollien, cronològicament i de forma molt visual, les aparicions obtingudes als diferents mitjans gràcies a la nostra tasca de difusió.

Durant l’esdeveniment també vàrem dur a terme diferents activitats de protocol, com ara:

1. Atenció a les autoritats: com a Caps de Protocol, ens va tocar atendre les necessitats dels representants de les administracions públiques i federacions esportives que es varen acostar als Campionats del Món.

2. Organització de les entregues de premis: en els podis posteriors a les diferents proves, la nostra tasca va consistir en coordinar els voluntaris i voluntàries que portaven les medalles amb els esportistes i les autoritats corresponents perquè tot sortís a la perfecció.

Una gran experiència amb uns excel·lents resultats. A punt de repetir-la!